Améliorez votre productivité avec Microsoft Office grâce à ces astuces simples et pratiques. Utilisez les raccourcis clavier pour gagner du temps, comme Ctrl C pour copier et Ctrl V pour coller. Personnalisez aussi votre ruban pour accéder rapidement aux outils les plus utilisés. Les modèles sont également utiles pour créer des documents rapidement et uniformément. Utilisez les fonctionnalités de collaboration pour travailler plus efficacement en équipe. Avec ces astuces, vous gagnerez du temps et augmenterez votre productivité dans Microsoft Office.
Plan de l'article
Gagnez du temps avec les raccourcis clavier
Dans la vie professionnelle, le temps est une denrée précieuse. C’est pourquoi vous devez travailler rapidement et efficacement pour accomplir toutes les tâches à temps. Dans ce contexte, Microsoft Office est un outil indispensable pour tous les travailleurs de bureau car il permet d’accomplir des tâches telles que la rédaction de documents, l’envoi de courriels ou encore la création de présentations.
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Les raccourcis clavier sont des combinaisons spécifiques qui exécutent certaines commandes en appuyant sur quelques touches au lieu d’utiliser votre souris. Les utiliser vous permettra non seulement un gain de vitesse dans vos actions mais aussi éliminera le stress musculaire causé par une utilisation prolongée du pad tactile ou bien des clics frénétiques sur votre souris.
Par exemple, si vous devez copier et coller plusieurs éléments dans un document Word, utilisez Ctrl C (copier) et Ctrl V (coller) plutôt que d’utiliser le menu contextuel avec votre curseur chaque fois. Il existe aussi certains raccourcis universels comme Ctrl Z qui annule simplement la dernière action effectuée, quel que soit l’endroit où cela se produit sur Windows.
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En utilisant ces astuces simples quotidiennement, vous constaterez bientôt qu’il ne faut pas beaucoup plus longtemps pour utiliser le clavier plutôt que la souris ; ça peut être agréable une fois assimilé ! Vous pouvez économiser plusieurs minutes par jour grâce aux raccourcis clavier ; des économies qui s’agrandissent en fonction de la quantité de travail effectué.
Vous devez apprendre progressivement tous les raccourcis pour une utilisation optimale. Commencez par vous familiariser avec ceux qui sont les plus couramment utilisés et élargissez progressivement votre palette d’actions.
Personnalisez votre ruban pour un accès rapide
Le ruban est la barre d’outils située en haut de l’écran dans Microsoft Office. Il contient une grande variété d’options qui peuvent vous aider à travailler plus efficacement si vous savez comment le personnaliser. Effectivement, vous pouvez ajouter et supprimer des onglets ou des groupements d’options selon vos besoins.
Par exemple, si vous utilisez fréquemment la fonction ‘Mettre en forme’ dans Excel, il peut être utile de créer un nouvel onglet appelé ‘Formatage’ qui affichera toutes les options liées au formatage telles que le changement de police ou l’ajustement des colonnes. De même avec Word où il est possible aussi, par exemple, de rajouter un groupe dédié à certaines fonctions comme la modification du style ou encore la création rapide de tableaux et graphiques.
Vous verrez alors apparaître une liste complète des onglets disponibles ainsi que leurs options associées. Vous pouvez sélectionner celles qu’il vous faut, puis cliquer sur Ajouter afin qu’elles soient ajoutées à votre propre ruban personnalisé.
Il existe aussi une option pour importer/exporter ce modèle entre différents ordinateurs donc n’hésitez pas à sauvegarder cette configuration !
En prenant le temps de configurer votre ruban selon vos besoins spécifiques, vous pourrez accélérer considérablement votre travail quotidien. Vos tâches seront exécutées plus rapidement et avec une grande facilité.
Créez rapidement des docs uniformes avec des modèles
Les modèles sont des fichiers préconçus qui vous permettent de créer rapidement et facilement différents types de documents tels que des présentations, des rapports ou encore des newsletters. En effet, ils contiennent déjà une mise en page ainsi qu’un jeu d’options prédéfinies comme le style, la police ou encore la couleur. Les modèles peuvent aussi inclure du contenu prêt à l’emploi tel que des images ou du texte.
En utilisant un modèle, vous gagnez du temps car vous n’aurez pas besoin de partir de zéro pour chaque document. Cela garantit un aspect uniforme à tous vos documents professionnels car ils auront tous été créés avec le même modèle.
Microsoft Office propose une large gamme de modèles gratuits qui sont disponibles directement depuis l’application. Il est aussi possible d’en télécharger sur Internet si vous avez besoin d’un design spécifique.
• Cliquez sur Fichier
• Sélectionnez Nouveau
• Choisissez votre type de document (présentation, rapport, …)
Vous aurez alors accès à une bibliothèque entière dotée d’une sélection complète de modèles triés par catégories (affaires, éducation, …). Si aucun ne convient parfaitement à vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à chercher en ligne • il existe certains sites web spécialisés qui offrent des templates selon les exigences professionnelles particulières. Une fois trouvé, vous pouvez facilement importer votre modèle sur Office.
En utilisant des modèles pour vos documents professionnels, vous gagnerez en efficacité et aurez un aspect professionnel uniforme à chaque fois.
Travaillez efficacement en équipe avec la collaboration
Astuce n°4 : Utilisez les fonctionnalités de collaboration pour travailler plus efficacement en équipe.
Lorsque vous travaillez en équipe, pensez à bien collaborer sur des documents. Heureusement, Microsoft Office propose plusieurs outils qui permettent de travailler ensemble sur un même document en temps réel.
Le premier outil est la co-écriture. Cette fonctionnalité est disponible sur Word, Excel et PowerPoint. Elle permet à plusieurs personnes de modifier le même document simultanément. Chaque participant peut voir les modifications apportées par les autres membres de l’équipe et cela évite les conflits entre différentes versions du document.
Le deuxième outil est OneDrive, le service cloud intégré dans Microsoft Office. OneDrive permet aux utilisateurs d’héberger des fichiers dans le Cloud, ce qui facilite grandement la collaboration avec des collègues ou des clients distants. Les fichiers sont automatiquement synchronisés entre tous les appareils connectés à votre compte OneDrive, ce qui signifie que tout membre de votre équipe peut accéder aux mêmes documents depuis n’importe quel endroit et à tout moment.
Enfin, l’utilisation d’un tableau blanc virtuel tel que Whiteboard, une application gratuite proposée par Microsoft pour Windows 10 ainsi qu’iPadOS, peut également faciliter la collaboration en équipe.
