Généralement retrouvée dans la classe des outils privilégiés par les entreprises et services, la GED ou Gestion Électronique des Documents est l’un des meilleurs outils pour une efficacité documentaire.
En effet, ce procédé technologique permet une conservation de tous les types de documents (actifs ou non) sur une durée déterminée, mais relativement longue.
Que doit-on réellement comprendre de ce logiciel et comment peut-on le mettre en place ? Quels sont les privilèges qui peuvent y être liés ? On vous en parle.
Qu’est-ce que c’est que la GED ?
La GED ou GEIDE est un processus de gestion des documents. Beaucoup plus présente dans les entreprises, les organisations et structures générant de la donnée, cette forme de conservation des informations est particulièrement intéressante.
Elle permet non seulement la fluidification et la numérisation des informations documentées, mais aussi leur centralisation.
Parallèlement, on y voit également la fin de l’ère de la gestion traditionnelle qui pendant longtemps n’a cessé de montrer ses insuffisances.
Comment mettre en place une GED ?
Le processus concerne surtout les documents d’utilisation régulière ou quotidienne pouvant être manipulés selon le besoin (modification, suppression…).
Autrement dit, la GED n’engage essentiellement que les archives courantes. Les principales étapes pouvant caractériser la mise en place de ce logiciel sont :
L’étude préalable
À ce niveau, il va d’abord falloir recenser les besoins pour une intégration complète des utilisateurs de la future GED. Il va ensuite s’agir de la structuration de ces besoins dans un cahier de charges.
Ce dernier sert habituellement de référence tout au long du processus de l’établissement de la gestion électronique.
La finalité sera de trouver l’entreprise spécialisée pouvant assurer un travail professionnel et méthodique, ainsi qu’un suivi dans le temps qualitatif.
La mise en œuvre
Elle débute par l’écriture des procédures attachées au système de GED et le déploiement de la solution, se poursuit avec la formation des utilisateurs au logiciel puis se conclut avec l’acquisition et l’indexation des documents.
Ce n’est qu’à cette suite que les utilisateurs pourront eux-mêmes assurer le classement, le stockage et la diffusion de leurs documents.
L’accompagnement
Toute la démarche a besoin d’être suivie et accompagnée par un professionnel de la GED. Ce dernier a pour rôle de se charger de l’optimisation de la gestion des flux d’informations mais également de proposer un support sur la durée en cas de questions ou dysfonctionnements. Ainsi, selon de l’évolution que connaît le processus, il devra faire :
- Un diagnostic de l’état actuel de la gestion documentaire et un autre sur la performance des collaborateurs ;
- Une mise à niveau des utilisateurs de l’informatique ;
- Une proposition cohérente de gestion documentaire adaptée à l’environnement.
Une fois la solution logicielle configurée, les utilisateurs peuvent entamer un référencement pour faciliter l’accessibilité aux informations.
Quels sont les avantages de la GED ?
Les avantages de la GED sont multiples et particuliers. En effet, avec ce procédé de gestion des flux d’information, l’on peut aisément et rapidement trouver la bonne version d’un document tout en réduisant les coûts de traitement.
Aussi, les pratiques documentaires sont uniformisées dans un univers où existe une gouvernance documentaire adéquate.
Par ailleurs, il est possible modifier ou détruire un document sans pour autant désorganiser le fonctionnement généralisé des règles de conservation. Le partage des données est aussi contrôlé par les utilisateurs. La sécurité est donc de mise.
Enfin, la diminution de consommation de papier et d’encre permet de réduire l’empreinte environnementale des entreprises et vient directement alimenter leur démarche RSE.
