L’un des équipements les plus importants que l’on puisse trouver en entreprise est le photocopieur. Mine de rien, cette machine qui sert aux besoins d’impression, de scannage et de photocopie est très utile au quotidien ; une journée passe difficilement sans qu’on ne lui fasse recours. Toutefois, pour une utilisation efficiente, il importe que son choix soit non seulement basé sur ses prouesses en termes de vitesse de copie, mais aussi sur certains autres critères clés que nous exposons dans ce billet.
La vitesse de copie
Il est bien vrai que la vitesse de copie ou d’impression de l’appareil est un critère de choix dans sa sélection. Elle s’exprime en page par minute (ppm) et dépend de l’usage prévu pour l’appareil. Ainsi, pour un usage occasionnel, il n’est guère nécessaire de se procurer un appareil de reprographie ultra performant. Vous pouvez plutôt opter pour une photocopieuse à jet d’encre dont la vitesse maximale est de 15 ppm.
Si au contraire vous désirez obtenir une photocopieuse pour votre entreprise, il faudra chercher plus loin. Dans ce cas en effet, l’appareil pourrait être amené à produire entre 3000 et 25 000 pages par mois. Si cela est votre cas, sachez que la technologie laser sera votre meilleure alliée, car elle peut proposer entre 20 et 45 ppm avec des photocopieurs multifonctions.
Dans la probabilité où vous aurez besoin d’une machine encore plus performante, il faudra opter pour un appareil dont la vitesse avoisine 75 ppm. Bien que ce soit là une vitesse de croisière pour certaines photocopieuses, certains modèles (photocopieur tireur de plan, duplicopieur, copieur haut volume…) effectuent de plus grandes prouesses.
On retrouve par exemple le photocopieur tireur de plan disponible sous trois gammes et qui propose 4 à 7,5 ppm pour le format A1. Le copieur haut-volume est de son côté en mesure de produire entre 70 et 135 ppm. Que de statistiques dont le choix final dépend largement des besoins de votre entreprise.
La résolution de l’appareil
La résolution de votre appareil de reprographie (qui s’exprime en points par pouce ou en dot per inch) est aussi un critère tout aussi important que sa vitesse. Elle détermine à vrai dire la qualité d’impression des documents, alors que la vitesse en détermine le nombre d’échantillons. De ce fait, si vous préférez la qualité au détriment de la quantité, il faudra veiller à adopter un équipement qui propose une bonne résolution.
Le choix inverse sera effectué si la quantité est plus importante que la qualité d’impression. À titre illustratif, si vous imprimez par exemple des images ou des photos en couleurs à l’aide de votre photocopieuse, nous conseillons vivement l’option d’une résolution sans précédent que vous obtiendrez avec un appareil à 2400×600 dpi.
Quelques fonctionnalités connexes
Bien que leur tâche principale soit celle de l’impression ou de la copie, les photocopieuses servent bien plus qu’à cela de nos jours. Parfois même, elles ne servent principalement qu’à cela, mais d’une façon modernisée. C’est ainsi que vous serez capable d’envoyer des commandes à votre machine à distance.
Par conséquent, outre les fonctions de copie ou d’impression de documents sous divers formats, vous apprécierez certainement aussi des fonctionnalités telles que :
- la lecture de carte ;
- l’impression à distance ;
- l’impression recto verso ;
- l’existence de ports USB ;
- les fonctions de reliure, perforation, tri ;
- la connexion au réseau par Wi-Fi ou par câble.
Considérez donc ces diverses caractéristiques en amont à l’acquisition de votre photocopieuse, et vous obtiendrez l’équipement qu’il vous faut.
Les options de numérisation et de stockage
Lorsqu’il s’agit de reproduire des documents, les fonctionnalités de numérisation et de stockage sont d’une importance capitale. Les appareils de reprographie modernisés offrent désormais une variété d’options pour répondre à ces besoins.
La numérisation est un processus essentiel dans lequel un document physique est converti en format électronique. Cette fonction permet aux utilisateurs non seulement de créer des copies digitales des documents papier, mais aussi d’accéder facilement à leurs contenus ultérieurement.
Les photocopieurs avancés proposent aujourd’hui plusieurs options en termes de numérisation :
En ce qui concerne le stockage, les appareils de reprographie modernisés offrent aussi divers moyens pour gérer efficacement les documents numérisés :
Avec toutes ces options avancées disponibles sur le marché aujourd’hui, il est crucial pour chaque entreprise ou professionnel indépendant de prendre en considération leurs besoins spécifiques lorsqu’il s’agit du choix du meilleur appareil.
Les avantages de la connectivité sans fil
Les appareils de reprographie modernisés ne se contentent pas seulement d’améliorer les options et la vitesse de copie, mais ils offrent aussi des avantages considérables grâce à leur connectivité sans fil.
La connectivité sans fil permet aux utilisateurs de profiter d’une flexibilité accrue dans leurs tâches quotidiennes. Voici quelques-uns des principaux avantages :
- L’impression à distance : avec la possibilité d’établir une connexion sans fil entre votre appareil mobile ou votre ordinateur portable et l’appareil de reprographie, vous pouvez facilement envoyer vos documents à imprimer depuis n’importe où dans le bureau. Cela élimine le besoin de transférer physiquement les fichiers sur un périphérique externe ou un ordinateur fixe.
- L’impression depuis le Cloud : grâce à la connectivité sans fil, pensez à bien des photos ou des documents professionnels, la connectivité sans fil facilite grandement le processus d’impression.
- La numérisation vers les appareils mobiles : en plus de l’impression, la connectivité sans fil permet aussi aux utilisateurs de numériser des documents et de les envoyer directement vers leurs appareils mobiles. Cela offre une solution rapide et pratique pour stocker et partager des copies digitales lorsqu’on pense à la reprographie.
