Quelques procédés pour une meilleure organisation de votre bureau ?

Le bureau représente à lui seul une œuvre d’art. On y pose tout ce qui peut entrer dans le cadre de notre travail. Qu’il s’agisse des stylos n’ayant plus d’encre, des feuilles servant de brouillon, des dossiers destinés à l’archivage, et autres, il y a de tout pour combler le bureau. Cependant, pour donner un peu de beauté et de confort à votre bureau, il est judicieux de procéder à un petit rangement. Néanmoins, il n’est pas toujours aisé de savoir comment s’y prendre. Retrouvez donc dans cet article, quelques astuces pour bien réussir ce rangement.

Procéder au débarras des objets qui encombrent votre bureau

Tout d’abord, il est important de décharger complètement votre plan de travail sauf les objets qui vous servent d’outils informatiques. Choisissez bien les objets à enlever.

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  • Mettez à l’écart tout ce qui n’entre plus dans le cadre de votre travail,
  • Placez ensuite d’un autre côté, tout ce qui peut vous être utile et que vous utilisez quotidiennement,
  • Disposez d’un troisième côté, les objets dont vous ignorez l’utilité pour l’instant. Cela permettra de ne pas vous débarrasser des choses qui pourraient être importantes.
  • Maintenant, il faudra nettoyer soigneusement votre bureau vide à l’aide d’un chiffon.

Mettre en place l’organisation de son bureau

Il est important de prévoir une zone consacrée aux documents en fonction de leur statut. Réservez sur votre bureau des endroits précis destinés aux dossiers en fonction de leur profil :

  • Un espace pour les documents à lire, un autre pour les documents à traiter et un troisième pour les documents à conserver ou à archiver,
  • Vous pouvez par exemple, disposer des boîtes avec des inscriptions des différents profils de vos dossiers afin de vite les retrouver en cas d’urgence.

Il faut toutefois noter que vous pouvez essayer chaque semaine de procéder à un inventaire de vos boîtes afin de vous mettre à jour et de vous débarrasser des documents qui ne vous servent plus.

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Procurez-vous des modules de rangement

Il est recommandé de se doter de tiroirs, dans le cas où votre bureau n’en possède pas. Ils pourront vous servir dans le rangement des objets comme les agrafeuses, les enveloppes, les ciseaux, les règles, les trombones, les papiers A4 et d’autres fournitures qui entrent régulièrement dans vos usages quotidiens et qu’il faut avoir à portée de main.

Vous pouvez vous servir par exemple d’un caisson à roulettes adéquat au modèle de votre bureau. Un tiroir à dossier suspendu au bureau fera aussi l’affaire du côté de l’organisation. En le plaçant à côté du bureau, vous disposerez ainsi d’un endroit où installer votre imprimante.

Pour ranger vos dossiers et classeurs, vous pouvez également opter pour un placard fermé. Si ce type de placard n’est pas disponible dans la pièce de votre bureau, vous pouvez choisir un meuble ayant la même taille et qui peut être utile pour la même tâche.

Des étagères qui seront installées au-dessus du bureau

L’installation de quelques étagères au-dessus de votre bureau peut s’avérer très bénéfique. Elles vous serviront de support pour vos livres techniques, documents, vos dossiers et classeurs contenant des papiers à avoir à portée de main pour une consultation rapide.

Vous pouvez également installer vos objets précieux sur ces étagères. Ainsi, votre bureau sera un cadre de travail très agréable et confortable. Un cadre de photos familiales ne serait pas de trop non plus. Vous pouvez parfaire l’ornement de votre étagère avec les papiers et les boîtes de rangement.

Procurez-vous des crayons et stylos

Même avec l’avènement de l’outil informatique, il est primordial d’avoir à portée de main tous les stylos et crayons nécessaires. Regardez bien dans vos matériels et débarrassez-vous de ce qui ne fonctionne plus. Achetez de jolies boîtes à crayons et rangez-les : une boîte destinée aux crayons à mine graphite, une pour les stylos, une autre pour les crayons de couleur si ça vous est utile. Procurez-vous également des outils comme une gomme, une règle, un pot de colle, etc.

Vous pouvez aussi trouver des distributeurs à plateau qui tournent et qui contiennent plusieurs boîtes pouvant servir à ranger simultanément tous vos petits outils.

Opter pour une lumière adéquate

La lumière est importante pour un travail efficace accompagné. De préférence, mettez votre bureau en face de la fenêtre. Si ce n’est pas possible, installez-le à côté de la fenêtre laissant la lumière provenir de la gauche. Avec la fenêtre dans votre dos, les reflets lumineux risquent de perturber votre vue sur le poste.  Choisissez une lampe de bureau de bonne qualité. Trouvez une lampe adaptée qui n’engendrera pas de soucis de vision.

Vous avez aussi la possibilité de vous procurer des lunettes anti lumière bleue pour préserver vos yeux.

Procurez-vous un fauteuil de qualité

Lorsque votre travail demande de nombreuses heures d’assises, il est primordial d’opter pour l’achat d’un fauteuil très confortable de bonne qualité. Cela vous évitera des problèmes au dos.

Il existe une panoplie de fauteuils très confortables et très adaptés au corps humain à n’importe quel prix. Vous trouverez des fauteuils en tissu et en cuir selon votre budget. Pour ce faire, vous pouvez voir ce comparatif des meilleurs fauteuils afin d’effectuer un choix optimal.

Il est conseillé aux personnes travaillant de longues heures assises devant leur bureau d’opter pour le siège assis-genoux. Il est ergonomique, s’adapte au corps, et permet d’avoir le dos dans une bonne posture afin d’apaiser ou de préserver des douleurs.

Organisez le domaine informatique

Une fois que votre bureau est bien rangé, que vous avez un bon plan de travail avec vos papiers bien choisis, il est temps de penser à comment organiser votre espace informatique.

Pour avoir rapidement accès à vos fichiers électroniques, il faut :

  • Réaliser un classement des dossiers par noms : factures, achats, ventes, devis, fichiers personnels, fichiers professionnels, dossiers Word et Excel, etc.
  • Procéder à la suppression des dossiers qui ne vous servent à rien comme c’était le cas pour votre bureau physique.
  • Procéder à une sauvegarde des données les plus importantes sur une clé USB ou un disque dur externe.
  • Supprimer les messages inutiles contenus dans vos boîtes mail et procéder à la sauvegarde des messages essentiels.

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